Найкращі сервіси для проведення заходів

Посібник з вибору сервісу для проведення заходів

Правильно підібране рішення може спростити планування будь-якого заходу.

Ми склали керівництво, щоб допомогти вибрати найкраще рішення відповідно до ваших потреб. Залежно від масштабу вашого заходу чи бізнесу, ви можете розставити пріоритети з різних функцій.

Ціна (і структура ціноутворення)

Деякі стягують фіксовану ціну за послуги, наприклад, щомісячну плату. Деякі беруть фіксовану платню за квиток, інші – відсоток. Ви навіть можете знайти поєднання цих трьох видів оплати.

Якщо ви проводите великий захід, то фіксована плата може бути найкращим вибором, щоб ціни не починали швидко зростати.

Пропоновані інсайти

Одним із найпотужніших інструментів, які може дати вам ваше рішення, є розуміння поведінки ваших клієнтів. При виборі враховуйте, яку статистику можуть надати.

Ви можете перевірити такі статистичні дані, як конверсія сторінок подій, загальний дохід, відвідувачі та реєстрація. Деякі послуги можуть показувати такі, як, наприклад, повернення грошей. Цей тип даних дуже важко зібрати без відповідного рішення. Наявність доступу до них зрештою зробить ваші заходи успішнішими.

Необхідно мати можливість керувати кожним аспектом запланованого заходу та зробити його максимально значущим для вашої аудиторії. Важливо все – від умов проведення до складеного розкладу. Рішення забезпечує автоматизацію всього процесу з додаванням додаткових засобів та функцій. Це полегшує маркетинг, планування, проведення та оцінку проведеного заходу. 

Ключові особливості та можливості

• Наскільки зручне рішення та система управління? - Важливим компонентом проведення та управління заходом є лендинг та його створення. Багато провайдерів заявляють, що їхнє рішення підходить найбільше і просте у використанні. З великою ймовірністю подібні послуги мають обмежений функціонал і в цілому можуть не задовольняти ваші запити. Хоча вивчення більш складних у використанні сервісів потрібно більше часу і витрат, економія на автоматизації може бути великим плюсом. На додаток багато рішень мають надійну техпідтримку, для виправлення помилок, допомоги вашій команді та оптимізації роботи для досягнення максимальних результатів.

• Пошук місця - Великим плюсом буде можливість сервісу пошуку та відправлення запитів одразу в декілька місць або їхній підбір для вашого заходу. Як правило, від цього може багато залежати, тому зверніть увагу на оперативність обробки та надсилання запитів, які обране рішення пропонує і чи є вони взагалі.

•   Які сервіс є інструменти для маркетингу і просування? - Важливою складовою проведення будь-якого заходу є таргетована реклама та кампанії, створені спеціальними інструментами. Ваша система повинна пропонувати широкий спектр можливостей для того, щоб підвищити ефективність відвідувань, реєстрацій та видимості, а також участі в події. Це включає створення автоматизованих email-розсилок залежно від типу контактів, їх потреб та інтересів. Інструменти email-маркетингу мають бути достатньо надійними для надсилання листів. Великим плюсом буде наявність сегментації списків, персоналізації контактів та інших ключових даних про учасників події. Для оптимізації маркетинг завжди потрібний індивідуальний підхід до кожної події.

• Контроль бюджету та відстеження витрат - Для багатьох професіоналів дуже важливий менеджмент бюджету та відстеження витрат, як правило, його складно контролювати і це забирає багато часу. На жаль, цього не уникнути. Саме тому зверніть увагу, чи сервіс має можливість простого управління бюджету заходу. Це є ключем до збору точних даних, можливостей економії, рентабельності інвестицій та прийняття найкращих рішень.

• Наскільки різноманітні опції налаштувань процесу реєстрації відвідувачів? - Потенційні відвідувачі хочуть відчувати, що цей захід заточений саме під них, як і вся комунікація, пов'язана з процесом реєстрації. Вона має відображати брендинг вашої компанії та її дизайн. Необхідно контролювати всі кроки на етапі підготовки, у тому числі процес реєстрації електронною поштою, на лендингу, через мобільний додаток, іменні ідентифікатори і т.д. Для створення цієї релевантної події потрібне налаштування, починаючи з процесу реєстрації. великий персоналізація означає можливість спочатку визначити, кожен відвідувач вашого сайту реєстрації є VIP, існуючим клієнт, потенційний клієнт або партнер. Рішення повинно мати можливість попередньо вказати контактну інформацію та настроїти процес реєстрації залежно від типу учасника. Складні інструменти управління подіями дозволяють створювати динамічні шляхи реєстрації та ціни на основі встановлення критеріїв учасників.

• Інтеграція з туристичними підприємствами або тимчасовим житлом – Оптимальний досвід реєстрації для ваших відвідувачів – це універсальний банк для збору всієї інформації, пов'язаної з вашим заходом. Це включає інформацію про бронювання поїздки та проживання в готелі. Інтеграція житла та подорожей безпосередньо означає зручний та оптимізований інтерфейс для відвідувачів та централізовані дані для вас. 

• Наскільки безпечним є процес оплати? - Рішення має забезпечувати найвищим рівнем безпеки. Ви також захочете зрозуміти, чи може система:

• Відстеження платежів у режимі реального часу.

• Автоматизувати повернення коштів

•  Приймати міжнародну валюту.

•  Пропонувати знижки, купони та інші рекламні акції.

•  Інтегрувати свій платіжний шлюз або збирати платежі від вашого імені

• Чи можна за допомогою рішення займатися менеджментом спікерів та загальним контентом заходу? - Тим часом, поки ви транслюєте доповідь спікера та перед його проведенням, потрібно зробити чимало роботи. Це збір матеріалів та інформації про спікерів, їх оцінка, прийняття та відхилення заявок на виступ, погодження розкладу тощо. Все це має бути гнучким та динамічним. Для багатьох організаторів такі процеси займають багато часу та вимагають виключно управління вручну. Коли оцінюватимете можливості рішення, зверніть увагу на доступність автоматизації даного процесу, щоб ви могли перерозподіляти час і зосередитися на інших завданнях.

• Як виглядатиме процес реєстрації перед початком заходу? Чек-ін це відправна точка для відвідувачів у день проведення заходу. Якщо він не працює як треба, це може засмутити і справити погане враження про вас, як організатора. Зверніть увагу, як рішення керує цим процесом, входом та виходом відвідувачів, збором оплати за вхід, печаткою іменних бейджиків. Деякі сервіси надають можливість для відвідувачів самостійно зареєструватися, тим самим заощаджуючи ваше та їх час. Найголовніше - справити правильно перше враження, яке дасть тонус всієї вашої події.

• Які знадобляться інструменти для контролю відвідуваності? - Найпопулярнішим інструментом для персоналізованого та захоплюючого досвіду є мобільний додаток. Вони позбавляють роздрукованих брошур і довгих листів із розкладом. Кожен відвідувач може мати персоналізовані карти, розклад івента, можливість спілкування з іншими учасниками, гейміфікацію, страховку, опитування для зворотного зв'язку і все це на долоні. Існує багато мобільних додатків, але найефективніші ті, які забезпечують потоком збору даних та їх інтеграцією із загальною платформою, на якій ви працюєте для організації всього івента.

•   Які переваги мають рішення для спонсорів заходу? - Переконайтеся, що сервіс надає можливість контролю та складання спонсорських пропозицій у запрошеннях, на лендингу, під час процесу реєстрації, у соціальних мережах тощо.

• Які звіти та аналітика доступні для вимірювання успіху та рентабельності ваших заходів? - Сьогодні івент-менеджмент – це одночасно мистецтво та наука. Точне вимірювання та глибоке розуміння ключових моментів показники та тенденції дозволять вашій команді інформувати рішення про те, як покращити ваші заходи. Розуміння ROI подій стає дедалі важливішим для керівників та інших учасників заходу. У потенційного рішення шукайте стандартні варіанти звітності для оперативності та можливості настроюваного створення на основі потреб вашої організації. Крім того, розгляньте як інформація про подію має бути подана зацікавленим сторонам. Перевірте, чи є у сервісу варіанти моніторингу або автоматичного відправлення звітів. 
  

Висновок

Для кожного рішення дуже важливо мати ряд найпростіших і водночас основних функцій для успішної реєстрації та проведення заходу. Зверніть увагу на те, як ви можете просувати ваш івент, що ви можете отримати від нього і покращити в ньому. Іноді рішення прості у використанні не зможуть надати весь необхідний функціонал, тому слід спочатку відповісти на згадані вище питання для того, щоб вибрати відповідне. Аналіз та відправка, збір даних про минулий захід, контроль процесу реєстрації, зв'язок та можливості просування, а також автоматизація процесів, які зазвичай робляться вручну – ключові фактори, які слід врахувати при доборі рішення. Не варто також брати передплату, якщо є безкоштовний тарифний план, який цілком забезпечує всім потрібним.