Выберите свое оружие: как найти лучший таск-менеджер?

Рейтинг 5 (1 Голоса)

Чтобы узнать, какой таск-менеджер лучше всего и какие функции необходимы, сначала я бы кратко сослался на Дэвида Аллена и его определение проекта:


“Проект - это любой желаемый результат, для выполнения которого потребуется более одного шага действия.”


Следовательно, ваша жизнь полна проектов. Вы увидите проекты везде: в офисе, в саду, дома, в школе. Некоторые со сроками. Некоторые с неопределенными результатами. Некоторые с удовольствием. И подведу со слезами.


Определение проекта подводит нас ко второму определению: элементы, требующие действия, и элементы, не требующие действия.


Вы должны заполнять таск-менеджер только элементами, требующими действий. Все, что не требует действий, отправляется в отдельную корзину.


Прежде чем мы углубимся в основные принципы таск-менеджеров, позвольте мне задать вопрос: готовы ли вы платить за эту услугу? Большинство таск-менеджеров предлагают 30-дневную пробную версию или некоторые базовые функции, но это вряд ли удовлетворит ваши потребности. Вот почему вам нужно взять на себя обязательство оплатить услугу. Ежемесячная плата в размере 5–10 евро окупается: считайте это инвестициями на всю жизнь.


Вы готовы? Давайте посмотрим на основные функции лучшего таск-менеджера.


1. Поддержка проекта


Ваш таск-менеджер должен хранить информацию на разных уровнях. Основной замысел таск-менеджеров предполагает - создавать проекты для всех задач, которые имеют более чем на два шага, чтобы завершить задачу. Некоторые приложения поддерживают подзадачи, некоторые - нет. Подзадачи могут дополнительно структурировать ваши данные, но также могут быть вашим врагом и препятствовать быстрому выполнению задач.


2. Категории / теги


Вы можете дополнительно структурировать свои задачи, назначив их различным категориям или тегам. Это помогает группировать похожие задачи. Например, вы можете сгруппировать все свои задачи из разных проектов, которым нужен телефонный звонок. Когда время обеда истекло, и вы чувствуете усталость, чтобы погрузиться в глубокую работу, просто отфильтруйте свои задачи, требующие телефонного звонка, и выполняйте их.


Вы можете группировать свои задачи по времени (10-минутные задачи, глубокая работа), месту (дом, офис и поручения), ресурсам (телефон, компьютер), людям (начальнику, маме и клиентам) и т. д. Один из моих самых сложных категории - это ярлык «свободное время и делай это сейчас», который я позаимствовал у Джеффа Сандерса, автора книги « Формула свободного времени» . Когда у меня появляется немного свободного времени, я просто просматриваю свой список и беру то, что мне нужно.


3. Отправка заметок по электронной почте


Это одна из самых лучших функций, которые поддерживают лучшие таск-менеджеры. Вместе со своей новой учетной записью вы получаете уникальный адрес электронной почты. Все, что вам нужно сделать, это прислать свои электронные письма на свой адрес, чтобы они были загружены в таск-менеджер. Вот так (действенные!) Электронные письма превращаются в задачи.


Я советую вам поэкспериментировать со службой электронной почты, потому что некоторые приложения не поддерживают несколько адресов электронной почты или некоторые форматы файлов (например, файлы ZIP). Я был шокирован, когда поэкспериментировал с одним из ведущих приложений - не буду здесь называть его имя - которое не поддерживает отправку некоторых файлов по электронной почте. 


4. Меню быстрого добавления


Моя любимая функция на все времена. Проверьте, поддерживает ли ваш сервис быстрое добавление. Быстрое меню добавить является спасителем , когда вы засыпали задачи и идеи в течение дня.

Самая мощная функция, которую мне довелось испытать, это меню быстрого добавления в Nozbe: вы работаете над электронным письмом, и идея просто приходит вам в голову. Вы просто нажимаете сочетание клавиш, вводите задачу во всплывающем окне и продолжаете работу. Но это еще не все: прямо здесь вы можете назначить своей задаче срок выполнения, проект и категорию.


5. Кроссплатформенность


Облачные системы дают вам огромные административные возможности. Только представьте, что вы едете на работу, и ваш разум начинает бешено биться: введите свои мысли в мобильное приложение и очистите голову. Ваша задача будет ждать вас в офисе, когда вы включите компьютер.


6. Синхронизация


Есть способ связать таск-менеджер с вашим любимым приложением-календарем, с Evernote и с облачным сервисом (OneDrive, Dropbox, Google Drive, iCloud). Именно тогда происходит синергия: вы назначаете срок выполнения своей задачи прямо в таск-менеджере и он отображается в вашем календаре. 


7. Автономные функции


Бывают случаи, когда вы не в сети либо намеренно, либо потому, что у вас нет другого выхода. Стоит поэкспериментировать с автономными функциями таск-менеджеры. Большинство приложений поддерживают работу в автономном режиме и синхронизируют ваши задачи, когда вы возвращаетесь в онлайн-мир.


8. Надежный разработчик


Один из наиболее важных аспектов выбора лучшего таск-менеджеры - это надежный разработчик и сервис. Вам следует искать приложения, которые были на рынке в течение некоторого времени, возможно, по крайней мере, за последние 5+ лет.


Есть как минимум четыре аспекта надежных разработчиков:


(i) Защита данных
Это необходимо для защиты вашей конфиденциальности. Вы заполните свою систему большим количеством информации от клиентов о целях вашей диеты.


(ii) Служба резервного копирования
Всегда есть шанс, что компания, в которой работает ваш таск-менеджер, обанкротится или будет интегрирована в гигантскую корпорацию, и вам придется создавать резервные копии своих данных. Проверьте, есть ли возможность экспортировать ваши данные.


(iii) Надежное обслуживание клиентов
Полностью специализированное обслуживание клиентов - настоящий плюс. Вы можете проверить лояльность, отправив запрос по электронной почте ну, с реальной проблемой ― и ища ответ. Лучшее обслуживание клиентов, которое мне когда-либо нравилось, обеспечивает Nozbe. Каждый раз, когда я обращался в службу поддержки с вопросом, они связывались со мной с личным ответом в течение нескольких часов, даже если они еще не нашли ответа на заданный вопрос.


(iv) Добавленная стоимость
Проверьте веб-страницу вашего поставщика услуг. Может быть, они ведут блог, подкаст или любой другой канал связи, который помогает вам взаимодействовать с вашим приложением и помогает вашему саморазвитию.


Что дальше?


Поиск подходящего приложения требует времени и экспериментов. Совсем недавно появился ресурс, где вы можете с легкостью ознакомиться с лучшими таск-менеджерами и выбрать несколько для тестирования. Но не переусердствуйте! Так легко попасть в ловушку, загружая новое приложение каждый божий день, а затем возвращаясь к предыдущему со смешанными чувствами…


Я в ней оказался.


Следуйте своему инстинкту и выберите любое приложение, которое вы хотите выбрать, на самом деле это не имеет большого значения. Важно то, чтобы вы чувствовали себя комфортно со своим выбором и использовали таск-менеджер для выполнения задач, а не для управления им.


Проще говоря, есть приложения, которые предлагают подзадачи, красочные диаграммы и отчеты. На другом конце спектра есть приложения с очень простой функциональностью. Вы действительно не хотите усложнять себе жизнь и проваливаться в кроличью нору. Недостаточно и простого списка покупок. Лучше всего использовать приложение, которое находится где-то в середине спектра.


Опять же, все зависит от того, хотите ли вы сделать свое приложение центральным в своей жизни. Дело не в приложении, а в том, что вы сделаете, чтобы изменить свою жизнь. 


Заключительные мысли о лучшем таск-менеджер


Как только вы найдете лучший таск-менеджер, просто придерживайтесь его и носите в кармане, куда бы вы ни пошли. Хороший способ подтвердить свой выбор - заплатить годовой взнос, чтобы убедиться, что вы не бросите курить.


Не ищите совершенства. Вы можете реструктурировать свои проекты и категории, превратить задачи в проекты, превратить проекты в контрольные списки и т. д. В ближайшие месяцы и годы вы, скорее всего, поменяете механизмы. 


Я предлагаю вам изучить быстрые клавиши в самом начале. Используя ярлыки, вы будете хозяином, а не рабом своих задач. Ярлыки также могли быть внесены в список обязательных функций.

На этом этапе вы определенно хотите получить список приложений, которые я предлагаю: это не моя цель, но я сделал подробный обзор  Asana и Nozbe.



Вы с легкостью выберете подходящее решение с помощью нашего рейтинга, где собраны все самые лучшие сервисы для SEO-аудита сайта и не только. Вы сможете отфильтровывать и скорректировать сервисы подходящие под ваши критерии, и почитать отзывы от других юзеров.


Единственный вывод: сформулируйте свои собственные правила относительно того, со сколькими инструментами вы хотите поэкспериментировать, а затем придерживайтесь их.

Оставьте первый комментарий

Популярные статьи

Похожие статьи